برنامه ریزی عملیاتی

برنامه عملیاتی یک ابزار دقیق برنامه ریزی اجتماعی به حساب آمده و استراتژی سازمانی را برای رسیدن به یک هدف مشخص می نماید، جزئیات در نظر گرفته شده در چنین طرحی به کارآمدی سازمان کمک نموده و می ­تواند ماموریت سازمان را برای رسیدن به چشم انداز ترسیمی، یاری رساند. برای نائل شدن به این منظور هشت گام زیر را یادآوری می کنیم:

گام نخست

در گام اول براي طراحي و تدوين برنامه عملياتي، اهداف و مقاصد کسب و کار را تعيين مي­ كنيم.

  • اهداف كلي، تلاش ما را به سمت آينده متمركز مي­ كنند.
  • چارچوبي براي تفصيلي­ تر كردن برنامه­ ريزي بوده و اختصاصي­ تر از رسالت هستند.
  • بيانگر جهت گيري كلي سازمان هستند، مشكلات و موضوعات اولويت­ دار را نشان مي­ دهد.
  • بيانگر اولويت­ ها و نتايج حاصل از ارزيابي داخلي و خارجي هستند و در پاسخ به مسائل و مشكلات استراتژيك تعيين مي­­ شوند.
  • بيانگر شكاف بين وضع فعلي و مطلوب هستند.
  • قابل سنجش بوده اما كلي­ تر از مقاصد هستند.
  • در راستاي عملكردهاي كليدي سازمان بوده و چالشي مي­ باشند.

به ­منظور تعيين هدف، ابتدا به ارزيابي اطلاعات حاصل از ارزيابي محيط داخلي و خارجي مي­ پردازيم. سپس بازخوردهای دريافتي از ذينفعان را تركيب مي­ كنيم. به تحليل شكاف بين خدمات موجود و مطلوب مي­ پردازيم. براي رسیدن به اهداف و نتايج مطلوب جهت­ گيري مي­ كنيم و آنگاه به اصلاح و طراحي اهداف کسب و کار مي­ پردازيم.

گام دوم

در گام دوم، مقاصد و اهداف اختصاصي کسب و کار را تعيين مي­ كنیم. مقاصد، اجزاي قابل سنجش­ تر و اختصاصي­ تر براي رسیدن به اهداف هستند، كمي بوده و بهتر مي­ توان در چارچوب زمان آنها را اجرا و پيشرفت را تعقيب نمود.

هم چنین مقاصد طبق استانداردهای مدیریتی بايدSMART باشند يعني اختصاصي، قابل سنجش، قابل دسترس، مبتني بر نتيجه و زمان دار باشد. مقاصد نحوه نيل به نتايج را نمي­ گويد بلكه نتايج مطلوب را بيان مي­ دارد.

گام سوم

در گام سوم، استراتژي تدوين مي­ شود:

استراتژي راه و روش رسيدن به هدف است. براي تهيه برنامه عملياتي مديران، سرپرستان و اعضاي كليدي دخالت دارند. هزينه ­ها و مزاياي احتمالي هر استراتژي ارزشيابي مي­ شود تا استراتژي كارا انتخاب گردد. استراتژي نشان مي­ دهد نتايج چگونه حاصل شوند. استراتژي­ ها در قالب روش، نگرش و پاسخ هايي مي­ باشند كه براي رسيدن به هدف به كار مي­ روند. استراتژي منجر به تهيه برنامه اجرايي مي­ شود. تعيين استراتژي مستلزم ارزشيابي هزينه ­ها، مزايا و پيامدهاي هر روش است.

گام چهارم

در گام چهارم گام­ هاي عملياتي براي انجام فعاليت­ ها تعيين مي­ شود.

گام پنجم

در گام پنجم چارچوب زماني براي انجام هر گام اجرايي تعيين مي­ شود.

گام ششم

در گام ششم منابع ضروري و مورد نياز تعيين مي­ شود.

گام هفتم

در گام هفتم شاخص­ هاي سنجش و پايش عملكرد تعيين مي­ گردد: مشكل ­ترين و مهم­ترين بعد فرايند برنامه ريزي استراتژيك، انتخاب و برقراري شاخص سنجش عملكرد مي­ باشد. لزوم سنجش عملكرد آن است كه كيفيت خدمات ارتقاء يافته و هزينه­ ها كاهش يابند، هم چنين بر ابعاد مهم كار توجه شود و ميزان پيشرفت برنامه محاسبه گردد. سنجش عملكرد به سازمان­ ها كمك مي­ كند تا اطمينان يابيم كه منابع صرف فعاليت ­هايي مي­ شود كه ارزش آن را دارد. سنجش عملكرد فرايندها را روشن مي ­كند و ذي­نفعان را با نتايجي كه از انجام امور به دست مي­­ آيد آگاه مي­ كند.

گام هشتم

در گام هشتم پايش عملكرد انجام مي­ گيرد.

در برنامه عملياتي، خروجي برنامه مشخص مي­ شود، منابع تخصيص مي­ يابد و فرايند كار تحليل مي­ گردد. هر فعاليت، هر رويه، هر فرايند به طور دقيق مشخص شده و بيان مي­ گردد كه هر كار توسط چه كسي و چه زماني انجام شود و چه كسي مدير اجرا و پاسخگوي هريك از مراحل برنامه است. براي تحقق هرگام عملياتي مي­ بايست جداول زماني و هزينه­ اي را مشخص نمود و به شش كلمه پرسشي زير پاسخ داد:

چه كاري

چگونه

چه كسي

كجا

چه زماني

چه منابع پولي و فيزيكي نياز است؟

پس از آنكه مقدمات كار فراهم شد برنامه تدوين شده اجرا مي­ شود و سپس پايش و كنترل انجام مي­ گيرد. در نرم افزار جامع منابع انسانی آی نو، در ماژول مربوطه این موضوع به طور جدی طراحی شده است تا مدیران سازمان بتوانند در این موضوع به نحو شایسته ای ورود کرده و به اهداف مدنظر خود واصل شوند. برای همین منظور موارد زیر در نرم افزار جامع منابع انسانی تدوین شده است:

  • امکان تعریف پروژه­ ها در راستای راهبردها
  • امکان تعریف مسئول پایش برای راهبردها
  • امکان تعریف هدف عملیاتی شاخص
  • امکان تعریف پروژه برای اهداف عملیاتی
  • امکان پایش کلیه پروژه­ ها براساس شاخص­ ها در سطح سازمان
  • امکان ارتباط با وظایف تعریف شده در سیستم مدیریت عملکرد
  • امکان تخصیص بودجه زمانی و مالی برای هریک از پروژه ­ها
  • باقی امکانات به زودی و به تفصیل می آید.

 

اشتراک گذاری