آیین‌نامه‌ها و بخشنامه‌ها

نظام آیین‌نامه‌ها و بخشنامه‌های داخلی

سوال مهمی که در این خصوص می‌شود کارآیی این بخش در هر سازمانی می‌باشد. هر سازمان با نداشتن آیین‌نامه‌های مختلف در حوزه‌های کاری، دچار پیچیدگی در روابط کاری و فی مابین بخش‌های متعددی می‌شود که با یکدیگر ارتباط کاری دارند.

آیین‌نامه‌ها در نرم‌افزار جامع منابع انسانی آی نو را در یک کلام می‌توان به عنوان قانون هر سازمان دانست که می‌تواند تکلیف هر معاونت، مدیریت و بخش‌های زیرمجموعه را مشخص کند. در هر سازمان سلایق مختلفی در مدیریت‌ها وجود دارد و بعضاً این سلایق موجب اختلافات شدیدی در روند کار می‌شود. بزرگترین نقش آیین‌نامه‌ها، پایان دادن به این سلایق کاری و اختلافات اداری است؛ اختلافاتی که بعضاً باعث انحلال تعاملات و حتی کسب‌وکار می‌شود.

  0

با مثالی در این خصوص نیاز به داشتن آیین‌نامه‌ها و تدوین آن‌ها در هر سازمان را بیان می‌کنیم :

مدیر مالی یک مجموعه بزرگ که سابقاً در شرکت‌های صنعتی، اداری، خدماتی و … کار کرده است، روال و تعریف کار برای او نسبت به مسئول خزانه‌داری آن سازمان متفاوت است. در نحوه صدور چک، تنخواه، تسویه حساب در تاریخ 1 مواردی را به خزانه‌داری ابلاغ می‌کند. این ابلاغ به صورت شفاهی بوده و ایشان پس از اجرای موارد ارجاعی، مورد عدم رضایت مدیر مربوطه قرار می‌گیرد. بارها دیده‌اید که کارشناس یا کارشناسان مربوطه بارها عملیات اجرایی را انجام داده و پس از تلف شدن زمان زیاد و نیز نارضایتی مدیر بالاسر، کار به پایان می‌رسد. این روند به دفعات تکرار می‌شود و در نهایت موجب استعفا کارشناس یا عدم تمدید قرارداد با او می‌شود. این موضوع یک دلیل بسیار ساده اما کارآمد دارد و آن نداشتن آیین‌نامه مالی در آن سازمان است.

آیین‌نامه‌ها چارچوب کار، روش اجرا و حتی نوع سند را مشخص کرده و باعث می‌شود اختلافات بین واحدها و نیز با مدیران برطرف شود. در حوزه تنخواه، کارپرداز در صورت نداشتن شاخص‌های خرید، میزان حداکثری هر فاکتور، مدل فاکتور و آیتم‌های چاپی و …، بعد از خریدهای فراوان و بازگشت فاکتور از امور مالی و مراجعات مکرر به فروشگاه‌های مربوطه، می‌تواند متوجه شود روند کاری تنخواه‌داری به چه صورت است و با تغییر مدیر مالی، مجدداً این مساله تکرار خواهد شد.

به طبقات بالاتر در سازمان برویم. معاون مالی سازمان پس از یک سال فعالیت و با ورود حسابرسان جهت بررسی اسناد مالی برای گزارش به هیأت مدیره و مجامع سازمانی، با بندهای مختلفی روبرو می‌شوند که نظر مدیر کلان سازمان و نیز هیأت مدیره را نسبت به ایشان تغییر می‌دهد. بالاتر از او نگاه هیأت مدیره به رئیس یا مدیرعامل آن سازمان نیز دچار خدشه شده و این شائبه را پیش می‌آورد که ایشان در کار خود کم کاری کرده و یا با تخصص‌های لازم فاصله دارند. مهم‌ترین عامل این مسأله نبود انواع آیین‌نامه‌های سازمانی است.

کارشناسان و کارکنان یک مجموعه، در حوزه‌های انضباطی و حراستی با رفتارهای مختلفی روبرو می‌شوند. ایشان به خاطر وجود قانونی نانوشته و عرفی در سازمان بعضاً مورد توبیخ قرار می‌گیرند. حال اگر آیین‌نامه انضباطی سازمان به صراحت تدوین و به ایشان ابلاغ شود، اولاً رفتارهای خود را با این آیین‌نامه تنظیم کرده و ثانیاً نظام انضباطی سازمان می‌تواند با استناد به این آیین‌نامه یا بخشنامه، برخورد لازم و بدون ناراحتی را نسبت به کارکنان متخلف اعمال نماید.

آیین‌نامه‌ها تعداد زیادی دارند و به صورت‌ها و نام‌های زیادی در سازمان‌ها ابلاغ می‌شوند. برخی با یکدیگر ترکیب شده و برخی دیگر تک تک نام‌گذاری می‌شوند. در نهایت سازمان‌های کهنه‌کار و قدیمی اقدام به تدوین کتاب قانون سازمان نبوده و در یک بررسی کامل از آیین‌نامه‌ها و بخشنامه‌های قدیمی و جدید، موارد غیرضروری را حذف و موارد لازم را در یک مجموعه کتاب قانون جمع‌آوری و در دسترس کارکنان خود قرار می‌دهند. کارکنان نیز در هر مرحله نیاز خود به آن مراجعه کرده و بدین شکل پیچیدگی‌های اداری برطرف می‌شود.

از سویی دیگر این مسأله در برخورد با ارباب رجوع و مشتریان و سایر اشخاص حقیقی و حقوقی مرتبط با سازمان وجود دارد و در صورت نداشتن قانون لازمه، کارکنان به صورت کاملا سلیقه‌ای با ایشان برخورد و در اکثر مواقع، رنجش و نارضایتی مشتریان را ایجاد می‌کند.

 

در زیر برخی از این آیین‌نامه‌ها به صورت کلی ذکر شده است :

1- آیین‌نامه مالی

2- آیین‌نامه معاملات

3- آیین‌نامه حقوق و دستمزد

4- آیین نامه انضباطی

5- آیین‌نامه بازاریابی و فروش

6- آیین‌نامه ماموریت

7- آیین‌نامه انواع مرخصی‌ها

8- آیین‌نامه تسهیلات و وام‌ها

9- آیین‌نامه رفاهی

10- آیین‌نامه استخدام و گزینش

و ده‌ها آیین‌نامه داخلی دیگر

  0

پیشنهاد اجرایی بسیار ویژه

یکی دیگر از مهم‌ترین نقش‌های آیین‌نامه‌های داخلی، تنظیم قوانین دولتی مانند حوزه بیمه تأمین اجتماعی، مالیات و سایر قوانین بالادستی است. پیشنهاد می‌شود با تدوین آیین‌نامه‌های مختلف خود به‌ویژه مالی، اولاً امضا مدیران کلان سازمان و پس از آن هیأت مدیره را گرفته تا در صورت ایجاد مشکلات احتمالی، به این اسناد بالادستی استناد گردد. ثانیاً آیین‌نامه مالی یا اداری خود را طی مکاتبه‌ای به ادارات مالیات، کار و تأمین اجتماعی ارسال نمایید و اذعان کنید که از این آیین‌نامه در مدیریت سازمان بهره‌برداری می‌شود.

 

خلاصه

   – استناد به آیین‌نامه‌ها در برابر مدیران میانی

   – استناد به آیین‌نامه‌ها در برابر مدیران کلان

   – استناد به آیین‌نامه‌ها در برابر هیأت مدیره

   – استناد به آیین‌نامه‌ها در برابر حسابرسان مالی موسسات یا مستقل

   – استناد به آیین‌نامه‌ها در برابر ممیزهای مالیاتی

   – استناد به آیین‌نامه‌ها در برابر حسابرسان بیمه تأمین اجتماعی

 

البته فراموش نشود این آیین‌نامه‌ها باید براساس قوانین سازمان برنامه و بودجه، سازمان مالیات، سازمان تأمین اجتماعی، وزارت کار و … تهیه و تدوین شود و قوانین مربوطه در مواد قانونی داخلی دیده شود والا استناد به آن‌ها در برابر مراجع قانوین ذکرشده کاری از پیش نمی‌برد.

موسسات حسابرسی و یا حسابرسان مستقل در صورت وجود آیین‌نامه‌های مالی و معاملاتی و اداری، در ابتدا به این موارد مکتوب مراجعه و پس از آن گزارش‌های خود را اعلام می‌دارند. پس بهتر است در این رابطه موضوع بسیار جدی گرفته تا روند رسیدگی‌های مالی و اداری را کوتاه، ساده و کم‌هزینه‌تر نمایید.

در نرم‌افزار جامع منابع انسانی آی نو، صفحات مختلفی برای این موضع مهم در نظر گرفته شده است تا مدیران و کارکنان سازمان بتوانند به‌راحتی و براساس نوع نیاز و دسترسی به آن‌ها مراجعه کنند. در این بخش‌های نرم‌افزار قوانین کشوری، سازمان‌های دولتی و … و نیز آیین‌نامه‌های داخلی سازمان متبوع را قرار داد. تجربه گروه نرم‌افزار آی نو با مشتریان و خانواده خود نشان می‌دهد، سازمان‌هایی که آیین‌نامه‌ها و قوانین خود را به دقت تدوین کرده‌اند، کم‌ترین مشکلات و اختلافات را در سطح خود داشته و این موضوع نقش عجیبی در رشد و توسعه آن سازمان داشته و دارد. پیشنهاد می‌کنیم تا با برنامه‌ریزی دقیق در این خصوص و با استفاده از مشاوران حرفه‌ای و تخصصی، به پیشرفت مجموعه خود کمک نموده و هزینه‌های مربوطه را به عنوان سرمایه‌گذاری جدیدی برای سازمان در نظر بگیرید.

نرم‌افزار جامع منابع انسانی آی نو در سه بخش زیر صفحات خود را طراحی و ارائه داده است :0

   – امکان تعریف انواع گروه­‌های آیین‌نامه و بخشنامه‌ها

   – امکان تعریف انواع آیین‌نامه و بخشنامه‌ها

   – امکان پیوست فایل‌های مربوط به آیین‌نامه و بخشنامه‌ها

اشتراک گذاری