برون سپاری یا توسعه داخلی راهکارهای نرم افزاری

اگــر شــما هــم برونســپاری دســت کــم بخشــی از واحــد IT خــود را بــه عنــوان یکــی از جایگزینهــای ممکــن بــرای حــل مســئله نیــاز ســازمان بــه راهکارهــای نرمافــزاری در نظــر داریــد، ایــن مقالــه بــه شــما کمــک میکنــد مزایــا، منافــع و چالــش هــای احتمالــی حاصــل از انتخــاب هــر مســیر را بــه دقــت بشناســید.

توسعه داخلی راهکارهای نرم‌افزاری(In-House)

رویکــرد توســعه داخلــی راهکارهــای نرمافــزاری بــرای پاســخگویی بــه نیازهــای کســبوکار اولیــن راهحلــی بــود کــه سـازمانها مــورد اســتفاده قــرار دادنــد. بــا وجــود اینکــه اغلــب سـازمانها در سـالهای اخیــر در حــال تغییــر رویکــرد خــود بــه رویکــرد برونســپاری هســتند، بــا ایــن حــال برخــی ســازمانها همچنــان بــه توســعه داخلــی راهکارهــای خــود ادامــه میدهنــد.

نتایــج یــک بررســی انجــام شــده توســط گــروه پژوهشــی Aberdeen در ســال 2006 در میــان شــرکتهای پیشــرو، متوســط و معمولــی در صنایــع مختلــف نشــان میدهــد %25 از سـازمانهای مــورد بررســی در ایــن تحقیــق، راهکارهــای نرمافــزاری خــود را برونســپاری نکردهانــد و دالیــل عمــدهای کــه بــرای ایــن مســئله ذکــر کردنــد شــامل مــوارد زیــر اســت: *

  • برونسپاری منجر به کاهش کنترل سازمان بر روی منابع IT میشود؛
  • هســته اصلــی کســبوکار ســازمان IT اســت و ســازمان نمیتوانــد فعالیتهــای هســتهای و اصلــی خــود را برونســپاری کنــد؛
  • راهبرد کلی سازمان اصوالً اجازه برونسپاری را نمیدهد.

نسبت برونسپاری و توسعه داخلی راهکارهای نرمافزاری

* The Business Value of Outsourcing Benchmark Report, Report by Aberdeen Group, 2006

هزینه‌های نامشهود توسعه داخلی(In-House) راهکار نرم‌افزاری

توســعه داخلــی راهــکار نرمافــزاری رویکــردی اســت کــه بــا اســتفاده از آن میتوانیــد راهــکاری کامــاً منطبــق بــا نیازهــای خــود داشــته باشــید. ایــن مســئله امــا معایبــی نیــز دارد؛ ممکــن اســت فرایندهــای ســازمانی شــما بــه بلــوغ نرســیده باشــند و اســتاندارد نباشــند. در مقابــل راهکارهــای نرمافــزاری موجــود در بــازار از ابتــدا بــرای طراحــی از بهروشهایــی اســتفاده میکننــد و بــا اســتفاده از ایــن راهکارهــا در واقــع بخشــی از دانــش و چگونگــی انجــام کارهــا در شــرکتهای بــزرگ و موفــق را در اختیــار خواهیــد داشــت.

بســیاری از هزینههایــی کــه توســعه داخلــی راهــکار نرمافــزاری بــه ســازمانها تحمیــل میکننــد، بــه راحتــی قابــل اندازهگیــری نیســتند و نامشــهود هســتند. بــا ایــن حــال درک ایــن مســائل میتوانــد آگاهــی کافــی را بــرای مدیــران و تصمیمگیرنــدگان در ســازمانها جهــت تغییــر رویکــرد بــه رویکــرد برونســپاری ایجــاد کنــد. پنــج هزینــه عمــده نامشــهود ســازمانها عبارتســت از:

 

زمان طراحی و استقرار

 

آیــا تــا بــه حــال توانســتهاید نیازمندیهــا و مشــکلت کســبوکار خــود را بــه راحتــی بــرای تیــم IT خــود توضیــح دهیــد بــه نحــوی کــه درکــی مشــترک حاصــل شــود؟ شــاید ایــن مســئله بــدون تضمیــن اینکــه نتیجــه اســتقرار موفقیتآمیــز باشــد یــا خیــر، ســاعتها بــه طــول بیانجامــد و ســپس هفتههــا و ماههــا نیــز صــرف طراحــی و توســعه شــود. حتــا ممکــن اســت بخشــی از نیازهــای شــما خــارج از تــوان مهارتــی تیــم IT باشــد و راهــکار شــما ناقــص بمانــد. از طــرف دیگــر اولویتهــای کاری دیگــر تیــم IT ممکــن اســت اســتقرار راهــکار را بــه تعویــق بینــدازد و شــما نتوانیــد بــه موقــع وظایــف خــود را انجــام دهیــد.

 

دسترسی به متخصصین

 

زمــان زیــادی بایــد صــرف شــود تــا ســازمان بهروشهــای فراینــدی )بهتریــن روشهــای ممکــن بــرای انجــام فرایند(را بیامــوزد تــا آنهــا را بــه صــورت راهــکار نرمافــزاری توســعه دهــد. ممکــن اســت تیــم IT شــما بــه فعالیتهــای هســتهای و اصلــی کســبوکار و بهروشهــای آن احاطــه داشــته باشــند امــا قطعــاً بــرای مســائل خاصتــر راهحلــی ندارنــد. بنابرایــن شــما بایــد زمــان زیــادی بــرای آزمــون و خطــا جهــت دســتیابی بــه بهروشهــا در ایــن مــوارد اختصــاص دهیــد. آیــا بــرای عواقــب حاصــل از طوالنــی شــدن منحنــی یادگیــری خــود برنامهریــزی کردهایــد؟

 

هزینه فرصت

 

یکــی از هزینههــای فرصــت بــرای کســبوکارها زمانــی اســت کــه کارکنــان آنهــا بــه دالیــل گوناگــون از انجــام فعالیتهــای هســتهای و اصلــی بــاز میماننــد. توســعه داخلــی راهکارهــای نرمافــزاری دقیقــاً چنیــن شــرایطی در مــورد افــراد درگیــر پــروژه ایجــاد میکنــد: از یــک ســو تیــم IT شــما در طــول پــروژه از انجــام وظایــف اصلــی خــود بــاز میمانــد و از ســوی دیگــر تیمهــای دیگــری کــه از هــر بخــش بــرای انتقــال نیازمندیهــا تشــکیل شــدند.

 

 

نگهداری و پشتیبانی

 

حتــا اگــر پــس از تمامــی موانــع ذکرشــده، باالخــره راهــکار داخلــی خــود را پیادهســازی کنیــد، بــا مشــکلت دیگــری رو بــه رو میشــوید. پــس از پایــان پــروژه، تیــم IT بــه انجــام فعالیتهــای اصلــی خــود میپردازنــد و نمیتوانیــد انتظــار داشــته باشــید کــه آنهــا 7 روز هفتــه و 24 ســاعت روز را آمــاده بــرای پشــتیبانی از مشــکلت احتمالــی شــما در حیــن کار اختصــاص دهنــد!

 

ارتقا و به روزرسانی ها

 

راهــکار داخلــی کــه در اختیــار داریــد، فعــاً پاســخگوی نیازمندیهــای شــما اســت. شــما میتوانیــد شــش مــاه یــا یــک ســال را بــه ایــن ترتیــب بگذرانیــد امــا بعــد از آن چــه چالشهایــی در انتظــار شماســت؟ ممکــن اســت شــرکتهای رقیــب را ببینیــد کــه از نرمافزارهــای بهروزتــری اســتفاده میکننــد. شــما نیــز قطعــا نیازمنــد اعمــال تغییراتــی در راهــکار، سفارشیســازی و یــا بــه صــورت کلــی راهــکاری بهتــر، بــا ســرعت بیشــتر و کارآمدتــر خواهیــد بــود. آیــا بایــد تمــام ایــن فراینــد را از توضیــح نیازمندیهــا بــرای تیــم IT تــا طراحــی، آزمــون و خطــا، بهبــود فرایندهــا و اســتقرار یــک بــار دیگــر تکــرار کنیــد؟

چــرا اغلــب ســازمان‌ها بــه برون‌ســپاری (Outsource) راهکارهــای نرم‌افــزاری روی آوردنــد؟

بــر اســاس بررســی گــروه %63 Aberdeen از ســازمانها عامــل کاهــش هزینههــای عملیاتــی را بــه عنــوان دلیــل اصلــی برونســپاری مطــرح کردنــد. علــت هــای مهــم دیگــری کــه ســازمانها بــرای اســتفاده از ایــن رویکــرد ذکــر کردنــد، عــدم دسترســی بــه نیــروی انســانی متخصــص بــرای توســعه نرمافــزار در زمــان مناســب و بــا صــرف هزینــه مناســب اســت و مشــکلت دیگــر مربــوط بــه الــزام تخصیــص زمــان تیــم IT بــرای انجــام پروژههــای مربــوط اســت.

مزایای برون‌سپاری

تحلیــل سیســتمهای کســبوکار بــه ویــژه در فضــای پیچیــده امــروز نیــاز بــه درک درســتی از فرایندهــای کســبوکار دارد. اگرچــه ممکــن اســت طــی ســالهای فعالیــت خــود بــه فرایندهــای مطلــوب کســبوکار خــود دســت یافتــه باشــید، بــا ایــن حــال اینهــا الزامــاً بهروشهــای اســتاندارد نیســتند. بهروشهــا شــیوهای خــاص و اســتاندارد از انجــام فراینــد هســتند کــه بــه عنــوان بهتریــن روش مــورد اســتفاده در شــرکتهای پیشــرو شــناخته میشــوند و قابــل بهکارگیــری در ســازمانهای دیگــر هســتند. بهروشهــا چارچــوب اصلــی شــرکتهای ارائهدهنــده خدمــات نرمافــزاری هســتند کــه بــرای طراحــی و توســعه سیســتمها از آن بهــره میگیرنــد و یکــی از بزرگتریــن وجــوه تمایــز برونســپاری راهــکار نرمافــزاری همیــن مســئله اســت. بــه ایــن ترتیــب فرایندهــا تنهــا مبتنــی بــر دانــش موجــود در ســازمان توســعه نیافتــه و برونســپاری در عمــل دانــش جدیــدی وارد ســازمان شــما کــرده اســت.

 

بــر اســاس اســتفاده از همیــن روشهاســت کــه بســیاری از ارائهدهنــدگان راهکارهــای نرمافــزاری ادعــا میکننــد کــه میتواننــد عملکــرد کســبوکار شــما را بهبــود دهنــد، ناکارآمدیهــای فراینــدی را حــذف کننــد، بهــرهوری را ارتقــا دهنــد و بســیاری وعدههــای دیگــر کــه در صــورت اســتقرار موفــق نرمافــزار از آنهــا بهرهمنــد خواهیــد شــد.

 

عــاوه بــر تخصــص در تحلیــل فرایندهــا، دو مســئله تخصصــی و بااهمیــت دیگــر فنــاوری و امنیــت هســتند کــه تنهــا بــا برونســپاری میتوانیــد از آخریــن فناوریهــا و باالتریــن ســطح امنیــت بهــره بگیریــد. در اختیــار داشــتن فنــاوری بهتــر قطعــاً در ســهولت انجــام فعالیتهــا، افزایــش ســرعت کار بــا سیســتم، کاربرپســندی رابــط کاربــری و تضمیــن ارتقــای فنــاوری همــگام بــا فنــاوری روز دنیــا تأثیــر مســتقیم دارد.

 

برونســپاری بــه ویــژه زمانــی کــه در اختیــار داشــتن نیــروی انســانی بــرای انجــام یــک فعالیــت بــه صــورت داخلــی هزینــه زیــادی بــرای ســازمان بــه همــراه داشــته باشــد، در نــگاه اول رویکــردی معقــول بــه نظــر میرســد. از ســوی دیگــر شــما بــا برونســپاری راهــکار نرمافــزاری خــود، نــه تنهــا راهــکار، بلکــه تخصــص فنــاوری و امنیــت را نیــز از خــارج ســازمان تهیــه میکنیــد. بــه ایــن ترتیــب یــک وضعیــت بــرد- بــرد بــرای خــود و شــرکت تأمینکننــده ایجــاد کردهایــد.

  • شــرکت ارائهدهنــده خدمــات بایــد برنامــه پشــتیبانی قابــل قبولــی را بــه شــما ارائــه کنــد کــه شــامل روشهای ارتباطــی از پیــش تعییــن شــده و کارآمــد باشــد تــا در هنــگام بــروز مشــکلت بــه راحتــی امــکان دسترســی بــه مســئولین پشــتیبانی و پیگیــری بــرای حــل مســئله وجــود داشــته باشــد.

 

  • میبایســت درک متقابلــی نســبت بــه نیازمندیهــای زیرســاخت فنــاوری بــرای اســتقرار راهــکار نرمافــزاری بیــن طرفیــن وجــود داشــته باشــد. ســازمان شــما ممکــن اســت بــه لحــاظ زیرســاخت فنــاوری فعلــی در عمــل نتوانــد از راهــکار نرمافــزاری ارائــه شــده بهــره گیــرد و از ســوی دیگــر هزینههــای تأمیــن ایــن زیرســاخت نیــز خــارج از بودجــه تخصیــص داده شــده بــرای حــل ایــن مشــکل باشــد.

 

  • در آخــر بایــد بــه ویژگیهــای شــرکت مقابــل در انجــام پروژههــا، شــیوه برخــورد، کارکنــان آنهــا و …

 

توجــه کنیــد؛ چگونــه ارتبــاط برقــرار میکننــد؟ آیــا ذاتــاً کنــد و بوروکراتیــک هســتند یــا پویــا و چابــک؟ آیــا تمایــل دارنــد بــرای حــل مشــکلتان گام بــه گام شــما را در طــول فراینــد تصمیــم پیــش ببرنــد و بــا شــما همــکاری کننــد یــا فقــط میخواهنــد هــر چــه زودتــر قــرارداد را امضــا کننــد؟

 

دقــت بــه ایــن نــکات و ســایر مســائلی کــه بــه نظــر در اتخــاذ ایــن تصمیــم راهبــردی – متناســب شــرایط ســازمان شــما- بــا اهمیــت اســت، کمــک میکنــد مســیر خــود را در ارزیابــی، انتخــاب، خریــد و بهکارگیــری آگاهانــه راهــکار نرمافــزاری انتخــاب کنیــد. بــه ایــن ترتیــب میتوانیــد تصمیمــات بهتــری در انتخــاب راهــکار خــود بگیریــد و همافزایــی میــان تیــم اســتقرار و تیــم داخــل ســازمان خــود را بــرای دســتیابی بــه بهتریــن نتیجــه ممکــن تضمیــن کنیــد

نکات قابل تأمل در حل مسئله

اگــر میخواهیــد برونســپاری را بــه عنــوان یــک راهحــل بــرای خودکارســازی و بهبــود فرایندهــای ســازمانی خــود در نظــر بگیریــد، بایــد در نظــر داشــته باشــید کــه اســتفاده از ایــن راهکارهــا یــک راهبــرد اســت نــه یــک تاکتیــک. در نتیجــه طبیعتــاً بخــش عمــدهای از ســازمان کــه درگیــر حــل ایــن مســئله میشــود، ســطح مدیریتــی اســت. گرچــه نمیتــوان ســطح عملیاتــی ســازمان را از ایــن موضــوع جــدا دانســت و نقــش مدیــران میانــی و کارشناســان متخصــص را در توســعه جزئیــات فرایندهــا انــکار کــرد. بنابرایــن در حالتــی ایــدهآل جهــت اجــرای راهبــرد برونســپاری راهکارهــای نرمافــزاری، عــاوه بــر شــرکتی کــه ارائهدهنــده خدمــات اســت، نیــاز بــه تشــکیل تیــم بزرگــی درون ســازمان از ســطوح ســازمانی مختلــف و همــکاری جمعــی بــرای تضمیــن موفقیــت پــروژه وجــود دارد.

در انتخــاب شــرکت ارائهدهنــده خدمــات و مشــخص کــردن محــدوده وظایــف هــر یــک بــرای تضمیــن اســتقرار موفقیتآمیــز یــک راهــکار نرمافــزاری بایــد بــه نکانــی توجــه کنیــد.

  • بــا بیــش از یــک شــرکت تمــاس بگیریــد تــا بتوانیــد ویژگیهــای مختلــف آنهــا را بــا هــم مقایســه کنیــد و قــدرت چانهزنــی بیشــتری در مذاکــره بــر ســر قیمــت داشــته باشــید.
  • بررســی محصــول ســه یــا چهــار شــرکت اطلاعــات کافــی در اختیــار شــما قــرار میدهــد. مذاکــره بــا تعــداد زیــادی شــرکت تنهــا منجــر بــه پیچیدگــی بیشــتر فراینــد تحلیــل میشــود.
  • محــل شــرکت ارائهدهنــده خدمــات مهــم اســت؛ اگــر شــرکت در کشــور دیگــری واقــع شــده بایــد مطمئــن باشــید کــه امــکان حضــور آنهــا در ســازمان شــما وجــود دارد و هزینههــای ســفر نیــز تحــت پوشــش شــرکت مقابــل اســت.
  • شــرکت ارائهدهنــده خدمــات بایــد برنامــه پشــتیبانی قابــل قبولــی را بــه شــما ارائــه کنــد کــه شــامل روشهای ارتباطــی از پیــش تعییــن شــده و کارآمــد باشــد تــا در هنــگام بــروز مشــکلت بــه راحتــی امــکان دسترســی بــه مســئولین پشــتیبانی و پیگیــری بــرای حــل مســئله وجــود داشــته باشــد.
  • میبایســت درک متقابلــی نســبت بــه نیازمندیهــای زیرســاخت فنــاوری بــرای اســتقرار راهــکار نرمافــزاری بیــن طرفیــن وجــود داشــته باشــد. ســازمان شــما ممکــن اســت بــه لحــاظ زیرســاخت فنــاوری فعلــی در عمــل نتوانــد از راهــکار نرمافــزاری ارائــه شــده بهــره گیــرد و از ســوی دیگــر هزینههــای تأمیــن ایــن زیرســاخت نیــز خــارج از بودجــه تخصیــص داده شــده بــرای حــل ایــن مشــکل باشــد.
  • در آخــر بایــد بــه ویژگیهــای شــرکت مقابــل در انجــام پروژههــا، شــیوه برخــورد، کارکنــان آنهــا و …

توجــه کنیــد؛ چگونــه ارتبــاط برقــرار میکننــد؟ آیــا ذاتــاً کنــد و بوروکراتیــک هســتند یــا پویــا و چابــک؟ آیــا تمایــل دارنــد بــرای حــل مشــکلتان گام بــه گام شــما را در طــول فراینــد تصمیــم پیــش ببرنــد و بــا شــما همــکاری کننــد یــا فقــط میخواهنــد هــر چــه زودتــر قــرارداد را امضــا کننــد؟

دقــت بــه ایــن نــکات و ســایر مســائلی کــه بــه نظــر در اتخــاذ ایــن تصمیــم راهبــردی – متناســب شــرایط ســازمان شــما- بــا اهمیــت اســت، کمــک میکنــد مســیر خــود را در ارزیابــی، انتخــاب، خریــد و بهکارگیــری آگاهانــه راهــکار نرمافــزاری انتخــاب کنیــد. بــه ایــن ترتیــب میتوانیــد تصمیمــات بهتــری در انتخــاب راهــکار خــود بگیریــد و همافزایــی میــان تیــم اســتقرار و تیــم داخــل ســازمان خــود را بــرای دســتیابی بــه بهتریــن نتیجــه ممکــن تضمیــن کنیــد.